Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement

1 Begripsomschrijvingen

  1. Sportclub Chronos (kortweg Chronos) is een sportvereniging ter bevordering van de schaats- en hardloopsport.
  2. De vereniging is gevestigd in de gemeente Bergen, Noord-Holland.
  3. De vereniging is lid van de Koninklijke Nederlandsche Schaatsenrijders Bond.

2 Reglementen

De reglementen van de vereniging zijn vastgelegd in de statuten, die voor het laatst zijn gewijzigd op 7 september 2016. Deze statuten zijn goedgekeurd door de KNSB en benoemen de volgende reglementen:

  1. De reglementen van de KNSB.
  2. De reglementen vastgesteld in de statuten zelf.
  3. Het huishoudelijk reglement (dit document).

Dit huishoudelijk reglement moet gezien worden als aanvulling en uitbreiding van de reglementen zoals genoemd in de statuten. Bij een tegenstrijdigheid zullen de regels in de statuten leidend zijn.

3 Vaststelling van het huishoudelijk reglement

(Zie artikel 25 van de statuten.)

Dit huishoudelijk reglement wordt opgesteld door het bestuur, waarbij de suggesties van leden en andere betrokken partijen worden meegenomen. Het wordt voorgelegd aan de algemene vergadering ter goedkeuring. Pas na goedkeuring door de algemene vergadering zijn de regelementen geldig. Tussentijdse wijzigingen kunnen worden voorgesteld en opgenomen in een concept, maar deze wijzigingen worden pas van kracht na goedkeuring door de algemene vergadering.

4 Doelstelling

Hoewel Chronos aangesloten is bij de KNSB en dus ten eerste een schaatsvereniging is, heeft ze een groot aandeel hardlopende leden waarvoor looptrainingen worden gegeven. Zoals vermeld in de statuten is het doel van Chronos dan ook het bevorderen van zowel de schaatssport als de hardloopsport.

Chronos is gericht op competitie op sportgebied, en moedigt haar leden aan om deel te nemen aan wedstrijden. Ze organiseert zelf ook wedstrijden zoals recordwedstrijden op snelle ijsbanen (zoals Thialf) en boslopen in het duingebied van Schoorl en Bergen.

Het voornaamste doel is de leden plezier te laten beleven aan de sport, zowel individueel als met elkaar in verenigingverband. Chronos richt zich daarmee niet op topsport, maar wel op de mogelijkheid dat (jeugd)leden kunnen doorstromen naar de topsport uit de eigen opleiding.

5 Organisatie

De vereniging kent, zoals vastgesteld in de statuten. een bestuur van een oneven aantal leden en ten minste drie. Voor een effectief en vooruitstrevend beleid zijn minstens vijf bestuursleden noodzakelijk. Minstens eenmaal per jaar wordt een algemene vergadering bijeengeroepen waar het bestuur rekenschap aflegt over het beleid, waar nieuwe bestuursleden kunnen worden gekozen, en waar besluiten kunnen worden genomen.

Hiernaast kent de vereniging diverse commissies en werkgroepen die zich toeleggen op specifieke taken en activiteiten. Elk van deze commissies kent een vertegenwoordiger of contactpersoon in het bestuur.

In het hieronder genoemde worden veel taken benoemd die horen bij de diverse activiteiten. In vrijwel alle gevallen kunnen taken door de coördinator in kwestie worden gedelegeerd aan anderen, het is dus niet de bedoeling dat de coördinator zelf al het werk op zich neemt, maar wel de verantwoordelijkheid om toe te zien dat de taak wordt uitgevoerd.

5.1 Bestuur

Het bestuur is verantwoordelijk voor het vormgeven en uitvoeren van het beleid en het dagelijks bestuur van de vereniging.

Het bestuur wordt in de uitvoering bijgestaan door commissies en coördinatoren voor diverse taken.

5.1.1 Taken

  • Onderhouden van contacten met
    • media
    • gemeente
    • Il Primo
    • Schoorlse IJsclub
    • Trainingsgroepen op de Meent en het Gewest
  • Overleg en coördinatie met
    • jeugdcommissie
    • werkgroep beleidsplan
    • overige coördinatoren
  • Bijhouden van de ledenadministratie
  • Opstellen en bewaking van de begroting
  • Zorg dragen voor het beleid
  • Aanstellen van trainers
  • Aanstellen van commissieleden

Voormalige taken uit de wedstrijdcommissie; de taken worden gedelegeerd aan aangewezen personen die handelen uit naam van de vereniging. Waar nodig vindt terugkoppeling en overleg met het bestuur plaats.

  • organisatie van de schaatstrainingsuren:
    • indeling van de groepen
    • zorgen voor trainers
  • organisatie van duintrainingen
  • organisatie van wedstrijden en juryblokken
  • organiseren van recordwedstrijden
  • organiseren van trainingskampen
  • jury en kadervorming
  • indeling van juryleden voor wedstrijden
  • verzamelen en verwerken van wedstrijduitslagen
  • bijhouden van de persoonlijke records en clubrecords
  • aankoop van clubkleding
  • Zorgen voor publiciteit en het werven van leden
  • zorgen voor het trainersoverleg

5.1.2 Samenstelling

Vastgesteld in de statuten zijn de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester. Benoeming van bestuursleden en functies gebeurt door de algemene vergadering.

5.1.3 Rooster van aftreden

Bestuurderleden worden benoemd voor een termijn van drie jaar. Ze kunnen tot tweemaal herverkozen worden indien zij zich opnieuw verkiesbaar stellen.

De aanvankelijke termijnen zijn zodanig gekozen dat ten hoogste twee van de vijf bestuursleden in één jaar het bestuur verlaten.

Als een bestuurslid om wat voor reden dan ook tussentijds uit het bestuur stapt, dan kan het bestuur kiezen om een interim bestuurder diens plaats in te laten nemen tot de eerstvolgende algemene vergadering. In het rooster van aftreden maakt de nieuwe bestuurder de termijn vol van degene die vervangen wordt.

bestuurslid rol termijn einde termijn
Vacature voorzitter 1 2020
Dennis van Dok secretaris 1 2019
Jim van Elst penningmeester 1 2018
Rob van Andel lid 1 2019
Victor Verschoor lid 1 2020

5.1.4 Vergaderingen

Het bestuur vergadert zo vaak als ze nodig acht; voor eenvoudige kwesties kan het dagelijks bestuur in informeel overleg besluiten nemen. Vastlegging hiervan gebeurt door middel van e-mail.

5.2 Jeugdcommissie

Omdat de jeugd de toekomst heeft is het belangrijk dat de vereniging speciale aandacht geeft aan jeugdzaken. De jeugdcommissie houdt zich bezig met het organiseren van activiteiten om de jeugd samen te brengen en het clubgevoel te versterken.

5.2.1 Taken

  • organiseren jeugdkampen
  • contact met de jeugd en ouders
  • beleidspunten formuleren ter verbetering van:
    • aanwas van jeugd
    • behoud van jeugd
    • plezier in de sport
    • clubgevoel
  • terugkoppeling met het bestuur

5.2.2 Samenstelling

De jeugdcommissie kan een wisselende samenstelling hebben. Leden kunnen bijvoorbeeld voor de periode van voorbereiding van een activiteit deelnemen.

5.3 Werkgroep beleidsplan

Vandaag de dag moeten verenigingen zich sterker positioneren in de maatschappij om te overleven. Het is niet langer vanzelfsprekend dat iedereen op een (sport)club gaat om in verenigingsverband te sporten. Met een duidelijk beleidsplan kan Chronos zich profileren en laten zien wat haar kernwaarden zijn. Dit moet echter van onderaf, dus vanuit de leden, gedragen worden. De werkgroep stelt zich ten doel het proces te formuleren om tot een beleidsplan te komen en informatie in te winnen over de kernwaarden van de vereniging.

5.3.1 Samenstelling

Trekker van de werkgroep is Victor Verschoor. Andere leden kunnen zich aansluiten als ze hierover willen meedenken.

5.4 Trainersoverleg

De trainerscoordinator belegt zo vaak als nodig is, maar tenminste tweemaal per jaar, een overleg met de schaatstrainers van de vereniging. Het resultaat van het overleg wordt gerapporteerd aan de wedstrijdcommissie.

De looptrainers bespreken een maal per seizoen de trainingsdoelen en ambities en wisselen ervaring uit. Ze doen verslag aan het bestuur.

5.4.1 Taken

  • bespreken van de opzet van de duintraining
  • evalueren van de ijstraining
  • evalueren van de zomertraining in september
  • formuleren van doelstellingen en ambities
  • opstellen van het trainingsprogramma voor de zomer

5.5 Overige coördinatoren

Activiteit Coördinator(en) contact
Recreatieschaatsen Lex Pannekoek recreatieschaatsen@sportclubchronos.nl
Jeugdschaatsen Richtje Taal en Jeroen Smit jeugdschaatsen@sportclubchronos.nl
hardlopen Rob van Andel hardlopen@sportclubchronos.nl
boslopen Lex Pannekoek en Klaas Tillema boslopen@sportclubchronos.nl
clubblad Gerard Becker dweilpauze@sportclubchronos.nl
website Dennis van Dok en Olaf Lichtenberg webmaster@sportclubchronos.nl

6 Activiteiten

6.1 Recreatieschaatsen

Chronos geeft trainingen op recreatief niveau op maandag en dinsdag, tijdens de publieksuren op de Meent. Hoewel schaatsschool In Balans als enige les mag geven op de ijsbaan tijdens publieksuren, is het recratieschaatsen van Chronos een gewoonterecht omdat dat al lange tijd bestaat.

6.1.1 Taken

  • afstemmen met de ijsbaan gebruik van publieksuren op de ijsbaan voor geven van de training
  • zorgen voor voldoende trainers
  • werven van nieuwe leden
  • promotie middels artikelen in lokale kranten
  • jaarlijks evalueren

6.2 Jeugdschaatsen

Het jeugdschaatsen is een KNSB activiteit die erop gericht is jeugd in de leeftijd van 6–12 jaar voor te bereiden op (wedstrijd)schaatsen. Het schaatsen op de Meent gebeurt op zaterdagochtend maar de uitvoering ligt bij de verenigingen.

Chronos verzorgt lessen met twee oogmerken:

  • het leren schaatsen als maatschappelijke functie; kinderen vrijelijk en veilig laten bewegen op het ijs
  • het aantrekken van enthousiaste schaatsers als nieuwe leden

Het jeugdschaatsen vormt de voornaamste instroom van nieuwe leden.

6.2.1 Taken

  • zorgen voor voldoende jeugdschaatsleiders
  • werving van nieuwe deelnemers en stimuleren van doorstroming naar het wedstrijdschaatsen
  • contacten onderhouden met de ouders
  • promotie van de schaatssport op de basisscholen
  • opstellen van de lesprogramma’s
  • verzorgen van de inschrijvingen
  • borgen van de inning van het inschrijfgeld (via de penningmeester)
  • opgeven van kinderen die deelnemen aan de jeugdschaatswedstrijden
  • organiseren van een afsluitend feest voor de kinderen en ouders

De penningmeester geeft inzicht in de gedane betalingen; de coördinatoren zien erop toe dat iedereen betaald heeft en sturen herinneringen naar late betalers.

Als kinderen kunnen en willen doorstromen naar het licentieschaatsen zorgen de coördinatoren voor het initiële contact met de licentietrainers.

Voorstellen voor investeringen, bijvoorbeeld nieuw lesmateriaal (pylonnen, attributen, etc) worden bij het bestuur ingediend.

6.2.2 Organisatie

De jeugdschaatscoordinator(en) verzorgen:

  • werving en promotie
  • inschrijving en abonnementen
  • indeling van de groepen
  • lesprogramma’s
  • jeugdschaatsleiders
  • communicatie met ouders

6.3 Hardlopen

Chronos kent een aantal hardloopgroepen met vaste trainingstijden en vertrekpunten (clubgebouw van de Schoorlse IJsclub en het clubgebouw aan de Zwarteweg). Leden zijn vrij in deelname aan de hardloopgroepen.

Aspirant-leden mogen één of twee keer vrijblijvend meetrainen alvorens ze besluiten lid te worden.

6.3.1 Taken

De coördinator hardlopen heeft de volgende taken:

  • contact houden met de loopgroepen, luisteren naar wensen van de leden
  • bewaken van de kwaliteit van het trainingsaanbod
  • zorgen voor voldoende trainers
  • aanbieden van bijscholing voor trainers
  • werven van hardloopleden
  • bewaken dat trainersoverleg plaatsvindt

7 Financiën

Chronos werkt in principe met een jaarlijks sluitende begroting. Als de financiële reserves krap worden zal het bestuur meer toezien op het sluitend krijgen van de jaarrekening. Als de reserves meer dan voldoende zijn kan het bestuur ervoor kiezen om een begroting te maken waarin een licht verlies is ingebouwd. Het is niet de bedoeling om geld op te potten, aangezien dit meerendeels van contributies komt van de leden, en dit geld moet ook voor de vereniging ingezet worden.

7.1 Fondsen

De vereniging beheert enkele financiële reserveringen voor een specifiek doel:

  • het jeugdfonds voor uitgaven en investeringen ten behoeve van de jeugd
  • een reservering voor hardloopactiviteiten

Voorstellen voor het aanspreken van deze reserveringen kunnen bij het bestuur worden ingediend.

7.2 Vergoedingen

Chronos is geen werkgever en heeft geen werknemers. Wel zijn er vrijwilligers en trainers die gecompenseerd worden voor hun inzet en onkosten.

7.3 Vergoedingen voor vrijwilligers

In principe ontvangen vrijwilligers die activiteiten verzorgen voor de vereniging geen vergoeding.

7.3.1 Reiskostenvergoeding

Het bestuur stelt vast wat de reiskostenvergoeding is voor vrijwilligers (trainers, juryleden) die helpen bij recordwedstrijden in Heerenveen (of een andere lokatie).

7.4 Vergoedingen voor trainers

Onkostenvergoedingen voor trainers worden vastgesteld in onderling overleg tussen trainer en bestuur. Uitgangspunt bij het vaststellen van de vergoeding is het aantal uren wat besteed wordt aan de trainingen, reiskosten, en het niveau van de trainerslicentie.

8 Boslopen

Chronos organiseert jaarlijks enkele boslopen; een viertal startend onderaan het klimduin in Schoorl, en twee startend bij de Zwarteweg in Bergen.

De coordinatoren zorgen voor:

  • inschrijving
  • herinneringen
  • vrijwilligers voor posten langs de route
  • voorrijder
  • aankondigingen in de loopkalender en weekbladen
  • plaatsen van de lopen op de website van de KNAU
  • vergunningsaanvragen bij Staatsbosbeheer en PWN
  • verslaggeving voor krant en website
  • financiële verantwoording afleggen
  • jaarlijks evalueren

De opbrengsten van de boslopen komen ten goede van de vereniging.

Omdat dit geld veelal besteed wordt aan de jeugd en de schaatsers is het wenselijk dat deze groepen een steentje bijdragen in de vorm van vrijwilligerswerk.

9 Competitie

9.1 Clubcompetitie schaatsen

De organisatie van de clubcompetitie wordt geregeld door een gedelegeerde van het bestuur. Het reglement wordt gepubliceerd op de website. Op de slotavond vinden prijsuitreikingen plaats.

9.2 Hardloopcompetitie

De organisatie van de hardloopcompetitie ligt bij de coördinator van de boslopen. Alle leden kunnen deelnemen aan de competitie; op de slotavond worden prijzen uitgereikt.

10 Communicatie

10.1 E-mail

Voor een snelle, directe communicatie wordt gebruik gemaakt van e-mail. Bestuur, functies en commissies zijn bereikbaar via e-mail aliassen onder het domein sportclubchronos.nl.

Communicatie met de leden gaat ook primair via e-mail, via mailinglijsten voor leden, schaatsers of hardlopers.

10.2 Clubblad

Alle leden ontvangen het clubblad, de Dweilpauze. Het blad verschijnt zesmaal per jaar, maandelijks van oktober tot en met maart. Samenstelling van het blad wordt gedaan door vrijwilligers; de drukkosten worden mede gefinancieerd door advertentie-inkomsten.

Kopij kan worden aangeleverd via e-mail naar dweilpauze@sportclubchronos.nl.

Verspreiding van het blad gaat zoveel mogelijk via de trainingsgroepen.

10.2.1 Taken

De redacteur zorgt voor het volgende:

  • maken van jaarbegroting voor het clubblad en die ter goedkeuring aanbieden aan het bestuur
  • bepalen van de oplage van het blad
  • benaderen van de schrijvers over de uiterste inleverdatum
  • benaderen van adverteerders
  • opdrachtgeven voor het drukken van het blad
  • plaatsen van het blad op de website
  • coördineren van de verspreiding van het blad

10.3 Website

De website van Chronos is http://sportclubchronos.nl/. Er zijn beheerders en redacteurs. De redacteurs kunnen (delen van) de website onderhouden door het plaatsen van pagina’s en berichten.

10.4 Sociale media

Chronos is ook te vinden op sociale medio zoals Facebook, Twitter, Instagram en Whatsapp; dit zijn geen officiële communicatiekanalen maar bedoeld van en voor de leden.

11 Clubgebouwen

Chronos gebruikt twee clubgebouwen, een historisch gevolg van de fusie tussen STG Bergen en STG Schoorl.

11.1 Clubgebouw Schoorl

Het clubgebouw van de Schoorlse IJsclub wordt gebruikt als uitvalbasis voor trainingen, zoals de looptrainingen op woensdag en droogtrainingen in de zomer.

De Schoorlse IJsclub vraagt een jaarlijkse huur voor het gebouw. Soms wordt aan de leden een steentje bij te dragen aan het onderhoud, zoals het schilderen van de buitenkant.

11.2 Clubgebouw Bergen

Het voormalige clubgebouw van STG Bergen staat op het terrein van Skiclub Il Primo. Het wordt gebruikt als startpunt van looptrainingen en droogtrainingen.

12 Vertrouwenszaken

Als een lid een probleem heeft of bemerkt wat de leden of de organisatie treft, maar waarover diegene niet openlijk over wil of kan communiceren wegens de aard van het probleem, bijvoorbeeld sexuele intimidatie of bijvoorbeeld discriminatie, dan kan diegene terecht bij ofwel een van de vertrouwenscontactpersonen van de vereniging, zoals vermeld op de website, ofwel de vertrouwenspersoon van de sportbond.

Deze personen zijn onafhankelijk en hoeven geen verantwoording af te leggen tegenover vereniging of bestuur. Wel wordt anoniem melding gemaakt naar het bestuur van elk incident.