Privacybeleid

Aanvullingen op het huishoudelijk reglement Sportclub Chronos i.h.k.v. de AVG.

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in heel Europa. Dit heeft gevolgen voor veel organisaties en ook voor Sportclub Chronos en haar leden.

De AVG versterkt de positie van betrokkenen, wiens persoonsgegevens worden verwerkt in bestanden en systemen. Alle organisaties die persoonsgegevens verwerken moeten voldoen aan de nieuwe verordening. Om aan te tonen dat wij als bestuur van Sportclub Chronos hieraan voldoen nemen we een nieuw artikel op in ons huishoudelijk reglement en publiceren we een privacy statement op onze website. Het overtreden van de regels kan leiden tot boetes opgelegd door de Autoriteit Persoons-gegevens (AP)

1. De persoonsgegevens worden zorgvuldig beheerd

Als sportclub vragen en beheren wij persoonsgegevens van onze leden. Wij vragen niet meer gegevens dan nodig is en beheren deze gegevens zorgvuldig en delen deze niet met derden.

1.a Leden

Als sportclub vragen en beheren wij de volgende gegevens van onze leden:

  • naam
  • adres
  • postcode + woonplaats
  • telefoonnummer
  • e-mailadres
  • geboortedatum
  • geslacht
  • datum van inschrijving

Dit zijn de benodigde gegevens voor het voldoen aan de doelstellingen van onze sportclub, zoals genoemd in onze staturen in Artikel 3, en het voeren van een ledenadministratie.

Deze gegevens worden door de ledenadministrateur en de secretaris opgeslagen in geautomatiseerde systemen (Excel-bestanden) op laptops en een USB stick, die beveiligd zijn met wachtwoorden. Verder worden deze gegevens alleen met het bestuur van onze sportclub, de trainers en leden van commissies gedeeld (dit in verband met correspondentie en het organiseren van activiteiten). Gegevens van de schaatsers worden gedeeld met de KNSB in verband met lidmaatschap en de collectieve verzekering voor ongevallen, en de Schaatsfederatie Alkmaar en Alkmaar Sport voor het aanvragen van abonnementen voor de schaatsbaan (alleen naam en geboortedatum). Van deelnemers aan schaatswedstrijden worden naam, categorie en uitslag opgenomen in het Vantage systeem en via de websites van de KNSB gecommuniceerd. Tenslotte worden de NAW gegevens verstrekt aan de verspreiders van ons clubblad De Dweilpauze. Verder worden de gegevens niet verstrekt aan derden.

1.b Jeugdschaatsers

Van jeugdschaatsers, die niet tot onze leden worden gerekend, en/of hun ouders, vragen en beheren wij de volgende gegevens:

  • naam
  • adres
  • postcode + woonplaats
  • telefoonnummer
  • e-mailadres
  • geboortedatum
  • geslacht

Deze gegevens worden door de jeugdschaatscommissie veilig opgeslagen en beheerd.

1.c Vrijwilligers

Verder zijn bij onze sportclub vrijwilligers die betrokken zijn bij de diverse activiteiten. Wij vragen en beheren de volgende gegevens:

  • naam
  • adres
  • postcode + woonplaats
  • telefoonnummer
  • e-mailadres

2. Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens zoals medische, juridische of inkomens- gegevens. Sportclub Chronos verzamelt en slaat geen bijzondere gegevens van leden op. Wel wordt er aan bestuursleden en trainers een VOG verklaring gevraagd. Hieruit zouden individuele bijzondere persoonsgegevens kunnen voortkomen. Deze worden echter niet structureel bewaard.

3. Rechten van de betrokkenen

Betrokkenen hebben ten alle tijden inzicht in hun eigen gegevens en kunnen die opvragen bij de secretaris / ledenadministrateur. Betrokken kunnen hun gegevens laten corrigeren of verwijderen, en ze hebben het recht de gegevens te (laten) doorgeven aan andere organisaties (dataportabiliteit).

Op de website van Sportclub Chronos, haar Facebook pagina’s en in het clubblad De Dweilpauze worden foto’s van activiteiten en evenementen geplaatst. Hierbij kunnen beelden van de leden, bij voorkeur zonder namen worden afgebeeld. De vereniging vindt dit van belang voor het bevorderen van de clubbinding. Van de deelnemende leden wordt verwacht hiermee in te stemmen. Leden die hier wel bezwaar tegen hebben kunnen dit kenbaar maken bij de secretaris (secretaris@sportclubchronos.nl) zodat zij niet op foto’s of filmpjes afgebeeld worden. Alhoewel de website, de Facebook pagina’s en het clubblad hoofdzakelijk voor leden zijn bedoeld, zijn deze niet afgeschermd voor anderen.

4. Bewaartermijn van persoonsgegevens

Gegevens van de oud leden worden twee jaar na uitschrijving verwijderd uit de ledenadministratie. Oud leden kunnen zelf aangeven of hun persoonsgegevens door Sportclub Chronos bewaard mogen worden. Zij hebben hiervoor een mail van de secretaris ontvangen. Dit wordt gedaan voor de clubstatistieken, clubgeschiedenis en voor het evt. organiseren van lustrums en reünies.